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公司有备用金该如何使用?备用金制度如何规定?     

发表时间:2023-08-14 09:07:35 浏览:737

备用金的概念就是以备不时之需,我们在日常生活中也经常听到有人说备用金类似的话语,而在公司生产经营的过程中,备用金也是一个非常重要的存在。

公司中的备用金一般是指公司给公司部门或工作人员作为差旅费、采购、零星支出所用的一些款项。

举个例子,小李要出差了,这一趟出差不知道要花多少钱,像出差途中肯定包括衣食住行,小李又没办法直接预估自己会花多少钱。于是公司就直接给小李3000元,这笔款项就是小李此次出差的全部备用金。

备用金和普通款项不同的在于,不管是部门还是员工领取备用金时一定要遵循相关的规定或准则。公司也应该制定相应的备用金制度,这样才能保证备用金的使用正常和无风险。

一般来说,想要领取备用金的话需要先填写借款凭证,凭证分为一式三联,第一联是使用者的付款凭证,这一联是财务部记账的依据;第二联是结算凭证,由出纳人员保管,这一联是报销时的核对依据;第三联有使用者保管,报销的时候出纳人员签字后就可以作为借款的依据和结算证明。

备用金大多时候都是以现金的形式,支出记入“库存现金”科目,入账分录这样做:

借:其他应收款——备用金

贷:经费科目/库存现金

使用备用金要记住一个原则,那就是实报实销、多退少补。

备用金根据金额和使用方式分为了定额备用金和非定额备用金,也可以看出备用金并不是可以随意支出使用的钱。

公司员工或部门在使用备用金也要记住以下几点:

1、已经支出的备用金部分,使用者要拿发票回来报销;没有支出的备用金部分,使用者要将钱还到财务部门去。

2、备用金的用途一定得是当时申请备用金时填写的用途。申请备用金时一般要跟财务部门填写相应的表格,表格中要注明申请的备用金金额和用途,实际使用中也一定要用于指定用途。

3、公司要定期清理备用金的款项,一般都是每年度,在年末的时候财务部门要清理备用金,可以核对报销的就直接核销,不能核销的在做账时可以先还再借。

总的来说,使用备用金一定要按规定来,规章制度是清楚的,那备用金记账时也是比较清楚的,也不会产生什么错误。

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